Procedura rejestracji firmy

Jak rozpocząć działalność gospodarczą na własny rachunek

Decydując się założyć firmę, musimy dokonać wyboru czy chcemy założyć firmę jednoosobową czy też zdecydujemy się na przystąpienie do sieci firm. Przede wszystkim powinniśmy wiedzieć, gdzie i jaką działalność chcemy prowadzić i w jakim zakresie. Dobrze jest mieć przygotowaną nazwę firmy, która nie jest zbyt długa i która dobrze wpadnie w ucho klientom. Aby założyć firmę jednoosobową (jednoosobowa działalność gospodarcza) w Polsce – należy w pierwszej kolejności dokonać zgłoszenia rozpoczęcia działalności gospodarczej. W tym celu należy wypełnić specjalny formularz CEIDG-1 i podać wszystkie dane osobowe, telefon i adres gdzie będzie się działać jako firma, czym będziemy się zajmować, od kiedy zaczniemy działalność i jaką formę opodatkowania wybieramy. Oto opisana procedura rejestracji firmy jednoosobowej krok po kroku.

Złożenie wniosku o wpis do ewidencji

Otwierając działalność gospodarczą trzeba osobiście złożyć wniosek w urzędzie miasta lub gminy, o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Można to zrobić przez internet wypełniając formularz elektroniczny, ale wymagane jest posiadanie podpisu elektronicznego. Formularz możemy pobrać ze strony internetowej CEIDG (www.cedig.gov.pl). Jest też dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej ministra do spraw gospodarki. Po wypełnieniu takiego formularza, na adres mailowy osoby składającej wniosek, przesyłane jest potwierdzenie złożenia wniosku.

Można też złożyć wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej na formularzu, który można pobrać w urzędzie miasta lub gminy, albo wydrukować go ze strony CEIDG. Podpisany wniosek składamy za pokwitowaniem, poświadczony przez notariusza, albo przesyłamy pocztą elektroniczną – jeśli mamy elektroniczny podpis kwalifikowany. Można to zrobić też w przypadku, jeśli nie mamy bezpiecznego podpisu kwalifikowanego. Wypełnienie wniosku w formie papierowej i elektronicznej jest wolne od opłat.

Określenie formy działalności gospodarczej

Zakres działalności gospodarczej możemy określić już w składanym wniosku CEIDG-1 na podstawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Bardzo ważne jest to, aby wpisać to co chcemy robić i to, co w przyszłości planujemy rozwinąć. Dzięki temu, że poszerzymy zakres naszej działalności już na początku, to unikniemy późniejszych procedur związanych ze zmianą zapisu w dokumentach. Warto też zapoznać się z przepisami dotyczącymi prowadzenia działalności gospodarczej, gdyż mimo swobody w wyborze tego co chcemy robić, niektóre rodzaje działalności są reglamentowane. Oznacza to, że wymagają odpowiednich koncesji, licencji, zezwolenia i wpisu, które to można uzyskać w Rejestrze Działalności Regulowanej.

REGON i Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)

Złożony wniosek o wpis do ewidencji jest jednocześnie wnioskiem o nadanie REGONU przez krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej, którym jest Główny Urząd Statystyczny. W ciągu 7 dni od przesłania przez CEIDG wniosku do Urzędu Statystycznego, jest nadawany REGON. REGON to unikalny numer, który uzyskujemy gdy rozpoczynamy działalność gospodarczą. Zazwyczaj trwa to 2 dni robocze, ale może trwać dłużej jeśli jest dużo wniosków. Status nadawania REGONU można sprawdzić na stronie www.ceidg.gov.pl.

REGON jest podstawą w kontaktach przedsiębiorcy z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Używamy go też przy okazji rozliczeń i zawieraniu umów. Powinien być – tak jak NIP - na każdej firmowej pieczątce. Jeżeli w dniu otwierania działalności gospodarczej przyszły przedsiębiorca posiada już NIP, to nie ulegnie on zmianie. Jeżeli nie posiada Numeru Identyfikacji Podatkowej, to taki numer zostanie mu nadany po rejestracji. NIP jest niezbędny do celów podatkowych (przy podatku od towarów czy usług w przypadku płatnika VAT.

Działalność gospodarczą możemy rozpocząć z chwilą wpisu do rejestru CEIDG, ale można wpisać późniejszą datę – jeśli nie chcemy płacić składki ZUS przed faktycznym rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli wypełnimy wniosek o wpis do ewidencji – jest to zgłoszenie działalności gospodarczej do rejestru przedsiębiorców – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Kolejnym krokiem będzie zgłoszenie działalności do Urzędu Skarbowego, a potem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zgłoszenie do Urzędu Skarbowego

Wniosek CEIDG-1 z wybraną formą opodatkowania jest przesyłany przez CEIDG do Urzędu Skarbowego najbliżej miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Nie ma takiego obowiązku, aby osobiście zgłaszać się do Urzędu Skarbowego jeżeli nie jesteśmy płatnikami podatku VAT. Osoby, które są płatnikami podatku VAT – muszą to zrobić osobiście. Przed podjęciem takiej decyzji, czy chcemy płacić VAT czy nie, trzeba się dobrze zastanowić. Jednym warunkiem nie rozliczania podatku VAT jest wysokość sprzedaży w roku poprzedzającym rok podatkowy. Są pewne limity, które uprawniają przedsiębiorcę do zwolnienia z rozliczania VAT-u. Na przykład w roku 2013 taki limit wynosił 150 tys. zł. Nie wlicza się do takiego limitu wartości podatku, wartości sprzedaży zwolnionej od podatku oraz sprzedaży środków trwałych.

Przyszły przedsiębiorca, który podejmuje działalność gospodarczą może uznać, że nie będzie płatnikiem VAT i może być z tego podatku zwolniona. Jednakże gdy w danym roku przekroczy obrót – automatycznie staje się płatnikiem VAT. Można się starać o zwolnienie z VAT, ale nie dotyczy to przedsiębiorców parających się zawodem złotnika (dostarczającego wyrobów jubilerskich), świadczących usługi prawne i doradcze. Podejmując decyzję czy będzie się płatnikiem VAT czy nie – trzeba brać pod uwagę wysokość opodatkowania kupowanych i sprzedawanych towarów i rozmiar prowadzonej działalności. Dobrze też wiedzieć, że zostanie płatnikiem VAT wiąże się z bardziej rygorystycznymi wymogami prawnymi. Najbardziej opłacalną decyzją dla przedsiębiorcy jest decyzja o zwolnieniu z VAT – jeżeli prowadzi działalność dla indywidualnych klientów.

Decyzję o tym, czy będzie się płatnikiem VAT dobrze jest przemyśleć, gdyż jeśli zdecydujemy się być płatnikiem VAT, to o ponowne zwolnienie z płacenia podatku możemy się ubiegać dopiero po upływie 3 lat. Każdy płatnik VAT musi pamiętać, aby złożyć formularz VAT-R na jeden dzień przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub usług objętych podatkiem. Formularz ten składa się w Urzędzie Skarbowym i na rzecz gminy wpłaca się 170 zł. Dzień rozpoczęcia sprzedaży nie musi być tym samym dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Wybór formy opodatkowania

Podczas składania wniosku CEIDG-1 należy określić jaką formę opodatkowania wybieramy. Mamy do wyboru kilka form opodatkowania, ale najbardziej popularne formy to: opodatkowanie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz karta podatkowa.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych: jest progresywne, podatek płacony jest od dochodu, stawki są od 18% i 32%. Jeżeli nie ma dochodu – nie płaci się podatku. Podatek taki dostępny jest dla każdej działalności gospodarczej.

Podatek liniowy: jest to podatek, w którym dochody opodatkowane są na poziomie 19%. Ten podatek nazwany jest podatkiem dla przedsiębiorców. Wybór tej formy podatku jest możliwy w każdym przypadku.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: opodatkowane są przychody, stawki wahają się od 3% - 20%. Jeżeli firma poniosła stratę, to w tym przypadku też płaci podatek. Muszą być spełnione dodatkowe prawne przesłanki, aby można było wybrać tę formę podatku. Podatek ten nie jest dostępny dla wszystkich rodzajów działalności gospodarczej.

Karta podatkowa – ryczałt kwotowy: wysokość stawki podatku ustala urząd gminy w zależności od liczby ludności zamieszkującej gminę i liczby zatrudnionych osób w gminie. Stawka opodatkowania jest tej samej wysokości. Ta forma opodatkowania wymaga spełnienia dodatkowych wymagań i jest dostępna tylko dla niektórych rodzajów działalności gospodarczej.

Zgłoszenie działalności do ZUS

Zgłoszenia przedsiębiorcy do ubezpieczenia społecznego należy dokonać osobiście w ciągu 7 dni od założenia firmy, gdyż CEIDG przesyła tylko informację do ZUS o tym, że powstała firma jako płatnik składek. Zgłaszając się do ubezpieczenia we właściwym dla nas według miejsca zamieszkania oddziale ZUS, na druku ZUS ZUA. Przedsiębiorca wybiera ten druk, jeżeli działalność gospodarcza będzie jedynym tytułem do ubezpieczenia. Ubezpieczenia rentowe, emerytalne i zdrowotne jest obowiązkowe.

Wyrobienie pieczątki firmowej

Wyrobienie pieczątki firmowej jest ważnym krokiem jeżeli zakładamy działalność gospodarczą. Jest to niezbędne by otworzyć konto firmowe (wymagają tego wewnętrzne przepisy bankowe), a ponadto podnosi prestiż i profesjonalizm danej działalności. Koszty wyrobienia pieczątki nie są duże i wahają się w granicach 35-50 zł.

Na firmowej pieczątce powinny być umieszczone dane przedsiębiorcy:

• imię nazwisko przedsiębiorcy i pełna nazwa firmy 
• adres siedziby firmy 
• telefon, fax 
• REGON i NIP 

Ważne jest, aby REGON i NIP były na pieczątce, choć zdarza się często, że przedsiębiorcy ich nie umieszczają. Dobrze jest, gdy wszystkie dane firmy są na pieczątce, bo ułatwia to życie i zawsze lepiej mieć je przy sobie gdy wypisujemy faktury, albo składamy jakieś wnioski. Zarówno REGON jak i NIP są powszechnie dostępne i nie ma w ich udostępnianiu żadnego zagrożenia.

Założenie rachunku bankowego

Według przepisów prawa nie ma takiego obowiązku, aby przedsiębiorca używał konta firmowego przeprowadzając związane z działalnością transakcje finansowe. Może to robić używając własnego, prywatnego konta, albo płacić gotówką. Jeżeli jednak wykonywane transakcje są wyższe niż 15 000 euro, to Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej mówi, iż w tym przypadku należy używać konta firmowego. Nie można ominąć tego wymogu rozkładając płatności na kilka przelewów.

Jeżeli już zdecydujemy się założyć konto bankowe i wybierzemy bank, to dobrze zwrócić uwagę na parę ważnych czynników:

• wysokość opłat za prowadzenie rachunku (przelewy, wpłaty i wypłaty gotówkowe) 
• możliwość internetowej obsługi konta lub przez telefon 
• ilość oddziałów banku oraz bankomatów i wpłatomatów 

Aby założyć konto bankowe wymagane są dokumenty:

• dokument poświadczający rejestr działalności 
• regon 
• pieczątka 

Po założeniu konta bankowego należy wypełnić wniosek aktualizacyjny CEIDG i o tym fakcie poinformować Urząd Skarbowy oraz ZUS.

Zgłoszenie do sanepidu (jeśli istnieje konieczność w związku z prowadzoną działalnością)

Zgłoszenia do Sanepidu dokonujemy wtedy, gdy nasza działalność jest o profilu gastronomicznym, jeśli prowadzimy gabinet kosmetyczny lub gdy mamy gabinet lekarski. Należy się dowiedzieć, jakie są wytyczne dla danego rodzaju działalności. Jeżeli mamy gabinet, czy lokal na działalność gastronomiczną, to dobrze jest, aby był on przez Sanepid zatwierdzony. Jeżeli chcemy otworzyć gabinet lub lokal, to w Sanepidzie uzyskamy wytyczne jak to zrobić i jakie są wymagania. Kolejnym krokiem będzie zgłoszenie działalności do Urzędu Skarbowego, a potem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Po przeprowadzeniu wszelkich przeróbek, każdy projekt trzeba zgłosić w Sanepidzie i to rzeczoznawca wydaje opinię czy zostanie on zaakceptowany czy nie. Jeżeli zostanie on zaakceptowany, to wtedy należy złożyć wniosek do Powiatowego Inspektora Sanitarnego o zatwierdzenie siedziby i wpis do rejestru. Wniosek składamy na 30 dni przed uruchomieniem działalności.

Powiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy (jeśli zatrudniamy pracowników)

W ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników musi zawiadomić o tym Państwową Inspekcję Pracy. W tym celu należy na piśmie zawiadomić PIP o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej przez nas działalności, o wszelkich zmianach w danych firmy, a także o likwidacji firmy. Szczególnej kontroli podlegają ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność związaną ze zdrowiem i życiem ludzi.

© Wszelkie prawa do publikacji zastrzeżone przez: polska-refleksje@blogspot.com